Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l'association Mécanique Equestre Stages & Compétitions. Il s'applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l'association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande.
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d'ambiguïté ou de contradiction, les statuts s'appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l'association. Il concerne notamment :
* Titre I : Adhésion à l'association
* Titre II : Institutions de l'association
* Titre III : Attributions des organes dirigeants
* Titre IV : Charte des usagers
* Titre V : Règlement financier
* Titre VI : Dispositions diverses
Titre I : Adhésion à l'association
Article 1 - Admission de membres nouveaux
L'adhésion à l'association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d'acquitter la cotisation prévue à l'article 7.
Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d'adhésion. Elles auront connaissance des statuts et du règlement intérieur. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal. Cette demande doit être acceptée par le Conseil d'Administration. A défaut d'une réponse dans les quinze jours du dépôt de bulletin d'adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.
Article 2 – Refus d'admission
L'association se réserve le droit de refuser la demande d'adhésion, sans avoir à motiver sa décision.
Article 3 - Catégorie de membre Composition
Parmi ses membres, l'association Mécanique Equestre Stages & Compétitions distingue les catégories suivantes :
- Membres fondateurs;
- Membres d'honneur ;
- Membres bienfaiteurs ;
- Membres adhérents ;
Article 4 – Les membres fondateurs
Il s'agit des fondateurs soussignés de l'association. Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement). Lorsqu'ils s'engagent dans les activités de l'association, les membres fondateurs assurent bénévolement leurs fonctions.
Ils disposent d'un droit de vote en assemblée générale des adhérents
Article 5 - Les membres d'honneur
Sont membres d'honneur les personnes physiques ou morales ayant rendu des services signalés à l'association. Ils sont nommés par décision de l'assemblée générale sur proposition du conseil d'administration. Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement). Lorsqu'ils s'engagent dans les activités de l'association, les membres d'honneur assurent bénévolement leurs fonctions.
Ils disposent d'une voix consultative en assemblée générale des adhérents.
Article 6 - Les membres bienfaiteurs
Il s'agit des personnes physiques ou morales qui rendent ou ont rendu des services signalés à l'association. Ils acquittent le montant d'une cotisation particulière ou versent des dons.
Ils disposent de voix consultative en assemblée générale.
Article 7 - Les membres adhérents
Ils doivent s'acquitter de la cotisation annuelle, ce qui leur ouvre le droit de participer aux stages organisés par l'association Mécanique Equestre Stages & Compétitions. Lorsqu'ils s'engagent dans les activités de l'association, les membres d'honneur assurent bénévolement leurs fonctions.
Ils disposent d'un droit de vote en assemblée générale des adhérents.
Article 8 – Adhésion, cotisation et tarifs
Adhésion à l'association
Les membres d'honneur, les membres fondateurs et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement).
Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le Conseil d'Administration.
Le versement de la cotisation doit être établi à l'ordre de l'association.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d'année.
Prix des services rendus par l'association à ses usagers
Il est fixé pour chaque service par le Conseil d'Administration. Seuls les membres du Conseil d'Administration peuvent être dispensés du paiement du prix. Toutefois, le Conseil d'Administration peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l'adhérent l'exige.
Article 9 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers
Les adhérents sont informés que l'association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l'usage exclusif de l'association ; il présente un caractère obligatoire. L'association s'engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.
Les informations recueillies sont nécessaires pour à l'adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l'adhérent s'adressera au siège de l'association.
Article 10 – Démission et perte de la qualité de membre
Conformément à l'article 4 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au Président. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.
Le membre n'ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 2 mois à compter de la date d'exigibilité ne sera plus considéré comme adhérent.
En cas de décès, la qualité de membre s'éteint avec la personne.
Titre II : Institutions de l'association
Article 11 - Assemblée générale ordinaire
Conformément à l'article 7 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an sur convocation du bureau, du Président ou de la d'au moins le tiers des membres adhérents.
Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'AG sont autorisés à participer/voter à l'assemblée.
Ils sont convoqués par courrier simple ou par mail, au deux semaines avant la date de l'AG.
Ordre du jour
Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l'exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.
Quorum et vote
Le vote des résolutions s'effectue à main levée à l'exception des votes portants sur les personnes qui ont lieu à bulletin secret.
Pour la validité des délibérations, la présence d'un tiers des membres possédant le droit de vote conformément à l'article 6 des présents statuts est requise. Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale doit être convoquée selon les mêmes modalités que la première. Cette seconde assemblée générale peut alors valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
Les délibérations sont prises à la majorité simple des voix des membres présents et représentés à l'assemblée générale. Elles obligent tous les adhérents, même les absents. Le vote par procuration est autorisé, chaque membre électeur ne pouvant détenir plus de deux pouvoirs. Le vote par correspondance n'est pas admis.
Décisions
L'assemblée générale élit les administrateurs membres du Conseil d'Administration. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes, le budget de l'association.
Article 12 - Assemblée générale extraordinaire
Convocation
Les membres de l'association seront convoqués selon la même procédure que pour une assemblée générale ordinaire.
Décisions
Conformément à l'article 7 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de modification des statuts ou de dissolution.
Quorum et vote
Le vote des résolutions s'effectue à main levée à l'exception des votes portants sur les personnes qui ont lieu à bulletin secret.
L'assemblée générale extraordinaire doit se composer de la moitié au moins des membres possédant le droit de vote conformément à l'article 6 des présents statuts. Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités que la première. Elle peut alors valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
Les délibérations sont adoptées à la majorité des deux tiers des voix exprimées. Le vote par procuration est autorisé, chaque votant ne pouvant détenir plus de deux pouvoirs nominatifs. Le vote par correspondance n'est pas admis.
Titre III : Attributions des organes dirigeants
Article 13 – Organes dirigeants et attributions
Fonction opérationnelle,
Les membres du Conseil d'Administration assurent la direction opérationnelle de l'association. Ils disposent à cet effet de tout pouvoir pour notamment :
* organiser et contrôler la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l'association,
* sécuriser les conditions d'exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).
* sélectionner les manifestations à organiser et en assurer le pilotage,
* organiser l'engagement des bénévoles.
Les membres du Conseil d'Administration représentent l'association tant à l'égard des pouvoirs publics qu'auprès des partenaires privés.
Les membres du Conseil d'Administration négocient et concluent tous les engagements de l'association et d'une manière générale, agissent au nom de l'organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l'assemblée générale.
Fonction financière,
Le président et le trésorier veillent au respect des grands équilibres financiers de l'association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l'association, les taches suivantes :
- Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
- La préparation et le suivi du budget ;
- Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
- La transparence du fonctionnement financier envers l'assemblée générale ;
- Les demandes de subventions ;
- L'établissement de la comptabilité.
Le Conseil d'Administration établit chaque année le budget et fixe les tarifs, au vu des coûts de l'association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers.
Fonction administrative,
Le Bureau veille au respect de la réglementation tant interne qu'externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l'association, les taches suivantes:
* La convocation et le bon déroulement de l'AG (convocation, comptes rendus) ;
* La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
* L'archivage de tous les documents juridiques et comptables de l'association ;
* Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires,…) ;
* Les publications au journal officiel ;
* La tenue du registre spécial ;
* Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d'activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
* Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d'un bilan certifié conforme si l'association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.
Article 14 - Le Conseil d'Administration
Composition - Désignation
Il est composé de trois membres dont :
un président,
un trésorier,
un secrétaire.
Les membres du Conseil d'Administration sont élus au sein de l'assemblée générale tous les 2 ans. Les membres sortants sont rééligibles.
Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs.
Fonctions
Les membres du Conseil d'Administration prennent en charge les fonctions opérationnelles, financières et administratives de l'association. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l'association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.
L'association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d'avis d'experts. L'assemblée générale peut décider d'octroyer une rémunération aux membres du Conseil d'Administration, si elle l'estime nécessaire.
Les membres du Conseil d'Administration disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l'association et engager à cet effet les différentes ressources de l'association.
Décisions
Les décisions sont prises à la majorité des membres du Conseil d'Administration et sur toutes questions, ils rechercheront un consensus.
Titre IV : Charte des usagers
(droits et obligations)
Article 15 - Locaux
Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de l'association. Ils ont seuls autorité pour organiser le déroulement des stages et des manifestations, et mettre fin aux activités, s'ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l'accès à tout usager :
- ne respectant pas les horaires, la bonne occupation des lieux,…
- ne portant pas les équipements de sécurité
- dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l'association
- ne produisant pas les certificats médicaux d'aptitude à la pratique des activités
- ne détenant pas de licence fédérale d'équitation.
Les activités de l'association se déroulent dans le cadre d'un programme arrêté par le Conseil d'Administration; toute utilisation des locaux/matériel de l'association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.
Article 17 - Engagement des usagers
Les usagers sont tenus :
- de détenir les certificats médicaux prévus par la licence fédérale
- de respecter les dispositions de sécurité du présent règlement
- de se conformer en toutes circonstances aux consignes des préposés de l'association, bénévoles ou salariés.
À défaut, la responsabilité de l'association est dégagée et ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l'association.
Article 18 – Sanctions disciplinaires
Avertissement
Lorsque les circonstances l'exigent, l'association peut délivrer un avertissement à l'encontre d'un adhérent qui :
- ne respecte pas les règles établies,
- a une attitude portant préjudice à l'association,
- fait des fautes intentionnelles
- refuse de payer la cotisation annuelle,…
L'avertissement doit être prononcé par le Conseil d'Administration, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Si l'avertissement est prononcé, le membre peut former un recours sur cette décision devant l'assemblée générale, qui statue en dernier ressort. Cet appel n'est pas suspensif et devra être adressé (par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception), au siège de l'association, dans un délai maximal d'un mois suivant réception de l'avertissement.
Exclusion
Selon la procédure définie à l'article 4 des statuts de l'association, seuls les cas suivants peuvent déclencher une procédure d'exclusion :
- non paiement des cotisations ou des prestations,
- motif grave (ne respecte pas les règles établies, a une attitude portant préjudice à l'association, fait des fautes intentionnelles,…)
L'exclusion doit être prononcée par le Conseil d'Administration, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Si l'exclusion est prononcée, le membre peut former un recours sur cette décision devant l'assemblée générale, qui statue en dernier ressort. Cet appel n'est pas suspensif et devra être adressé (par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception), au siège de l'association, dans un délai maximal d'un mois suivant réception de la radiation.
Titre V : Réglementation financière
Article 19 - Modalités d'engagement des dépenses
Les membres du Conseil d'Administration peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l'association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l'objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 500 €, un document écrit devra attester l'opération. Il sera visé par le Président et par le Trésorier.
Article 20 - Délégations de signature
Article 21 - Modalités de remboursements des frais
Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.
Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.
Titre VI - Dispositions diverses
Article 22 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l'association Mécanique Equestre Stages & Compétition est établi par le Conseil d'Administration, conformément à l'article 16 des statuts.
Il peut être modifié par le Conseil d'Administration, sur proposition de la majorité de l'Assemblée Générale.